Что мы ищем в процессе
Шесть типичных мест, где процесс теряет время и деньги. Ни одно из них не видно из кабинета, все находятся в разговоре с исполнителями.
Работа переходит между людьми через почту и мессенджеры, статус нигде не фиксируется, потеря обнаруживается по факту срыва срока.
Одни и те же сведения заводятся в несколько систем и таблиц. Расхождения появляются неизбежно, а доверия к цифрам не остается.
Один согласующий держит поток всего подразделения. Формально процесс работает, фактически все ждут одного человека.
В регламенте контроль есть, ответственного нет, свидетельств выполнения тоже. Такой контроль не работает и создает ложное спокойствие.
За результат шага отвечают все и никто. Именно здесь чаще всего возникают риски, которые потом никто не берет на себя.
Решение принимается по ощущениям, потому что нужная цифра появляется через неделю после того, как она была нужна.
Контроль, встроенный в работу
Контрольная процедура работает тогда, когда сотруднику проще выполнить ее, чем обойти. Проверка, которая живет отдельным документом и требует зайти в другую систему, не выполняется, сколько бы приказов о ней ни выпустили.
Поэтому мы ставим контроль внутрь шага. Поле, без которого не сохранится документ. Согласование, без которого заявка не уйдет дальше. Автоматическая проверка, которая срабатывает в момент ввода. У каждого контроля появляется свидетельство выполнения, и его можно предъявить аудитору без отдельного сбора доказательств.
Риски привязываются к шагам того же процесса. Тогда карта рисков перестает быть отдельным документом и становится взглядом на процесс с другой стороны, а меры реагирования ложатся на конкретные операции, а не на абстрактное подразделение.
Проверьте зрелость своей системы управления рисками
Тринадцать вопросов по пяти уровням ГОСТ Р 70350, результат сразу: уровень, три главных пробела и следующий шаг.
