Контрольные процедуры, дизайн и внедрение

Контрольные процедуры

Контрольная процедура это конкретное действие конкретного человека в конкретный момент процесса. Все остальное это пожелания.

Виды контрольных процедур

Классификация нужна не для теории, а для проектирования.

Признак	Виды	Пример
По моменту	Предупреждающие, выявляющие, корректирующие	Проверка лимита до платежа, сверка после, возврат средств
По способу	Ручные, автоматические, смешанные	Виза руководителя, блокировка в системе, отчет об исключениях
По содержанию	Авторизация, сверка, разделение полномочий, ограничение доступа, физический контроль	Согласование договора, акт сверки с контрагентом, разные лица заводят и одобряют платеж
По охвату	Сплошные и выборочные	Проверка всех платежей свыше суммы, выборка десяти процентов остальных

Как спроектировать контроль под риск

Пять шагов, которые дают проверяемую процедуру.

Определить точку риска

В каком месте процесса и при каком действии возникает возможность ошибки или злоупотребления

Выбрать тип

Предупреждающий контроль дороже в проектировании и дешевле в последствиях. Выявляющий наоборот

Назвать исполнителя и момент

Кто, что именно проверяет, на основании каких данных и до какого действия

Определить след

Что останется как доказательство выполнения, отметка в системе, подпись, запись в журнале. Контроль без следа непроверяем

Задать реакцию на исключение

Что делает исполнитель, если проверка не пройдена. Без этого шага контроль превращается в формальность

Признаки хорошо спроектированного контроля

Он выполняется внутри процесса, а не отдельным действием после
У него один ответственный, а не подразделение
Он оставляет автоматический след, который нельзя создать задним числом
Его стоимость заметно ниже величины предотвращаемых потерь
Он не дублирует другой контроль, стоящий рядом в том же процессе
Его невозможно выполнить формально, не выполнив по существу

Об избыточном контроле

Ошибка проектирования встречается в двух видах. Первый очевиден, контроля нет там, где риск существенный. Второй встречается чаще и обходится дороже, контролей слишком много.

Симптомы избыточности узнаваемы. Согласование договора проходит семь виз, из которых пять ставятся не глядя. Каждый платеж проверяется трижды разными людьми, и каждый полагается на предыдущего. Отчет об исключениях приходит на двести строк и не читается никем. Во всех случаях фактический уровень контроля ниже, чем при одной, но настоящей процедуре. Разумное правило, если контроль выполняется формально, его надо либо убрать, либо сделать выполнимым, промежуточного состояния не бывает.

Коротко о главном

Сколько контролей нужно на один риск

Как правило, один сильный предупреждающий и один выявляющий. Больше требуется только для рисков с критическим влиянием.

Обязательно ли описывать все контроли в документах

Ключевые обязательно, иначе их невозможно тестировать и передать при смене сотрудника. Мелкие операционные достаточно закрепить в регламенте процесса.

Как быть, если автоматизировать контроль невозможно

Ручной контроль допустим, но требует четкого следа и периодической проверки выполнения. Ручные контроли деградируют быстрее автоматических.

Оставьте заявку, ответим в течение рабочего дня

Расскажем о ближайших датах, предложим формат под ваш состав участников и назовем порядок бюджета.

Предпочитаете почту — напишите на info@risk-place.ru. Адрес: Москва, улица Скаковая, 32с2.