Контроль в процессах

Контроль стоит рядом, когда его выполнение требует отдельного действия, о котором надо помнить. Сотрудник заполнил заявку, отправил, а потом должен зайти в другой файл и отметить, что проверил лимит. Такой контроль деградирует за три месяца.

Контроль встроен, когда его невозможно обойти, не остановив процесс. Заявка не уходит дальше, пока не подставлен и не проверен лимит, а система не дает продолжить. Дисциплина здесь не требуется, требуется только правильно спроектированный маршрут.

Ориентир для быстрого поиска.

• Момент возникновения обязательства, подписание договора, выставление заказа поставщику
• Момент движения денег, платеж, возврат, списание
• Момент передачи ценностей, приемка, отгрузка, инвентаризация
• Момент изменения данных в системе, справочники, реквизиты контрагентов, цены, лимиты
• Момент предоставления доступа, права в системах, ключи, доверенности
• Момент отклонения от стандарта, ручная корректировка, внеплановое согласование, исключение из правила

Основное возражение бизнеса против контроля справедливо, каждый контроль стоит времени. Три приема, которые снимают это возражение.

Первый, риск-ориентированность порогов. Сплошной контроль применяется только выше существенной суммы, ниже работает выборка или автоматическая проверка. Второй, замена согласований на правила. Вместо визы руководителя на каждой операции задается правило, а виза требуется только при выходе за его границы. Третий, перенос контроля на данные. Вместо проверки каждой операции человеком строится отчет об исключениях, который проверяется целиком и занимает минуты. Все три приема снижают нагрузку и одновременно повышают надежность, потому что человек проверяет не поток, а отклонения.