Что дает и чего не дает таблица
Честное сравнение.
| Возможность | Таблица | Система |
|---|---|---|
| Быстрый старт | Да, в тот же день | Недели или месяцы |
| Стоимость | Нулевая | От заметной до высокой |
| Гибкость методологии | Полная | Ограничена настройками |
| История оценок | Только вручную | Встроенная |
| Одновременная работа многих | Плохо | Хорошо |
| Разграничение доступа | Практически нет | Есть |
| Автоматическая отчетность | Ограниченно | Да |
| Контроль качества данных | Ручной | Правила и проверки при вводе |
| Прослеживаемость изменений | Нет | Журнал |
Признаки, что пора переходить
Три и более означают, что таблица уже мешает.
- Больше двадцати человек вносят или обновляют данные
- Файл существует в нескольких копиях и версии расходятся
- Подготовка отчета занимает больше двух рабочих дней ручного труда
- Невозможно ответить на вопрос, как менялся уровень риска за два года
- Мероприятия ведутся отдельно от рисков и связь между ними теряется
- Нужна разная видимость данных для разных подразделений
- Несколько юрлиц или площадок с необходимостью консолидации
- Аудит запрашивает подтверждение того, кто и когда менял оценку
Что можно выжать из таблиц перед переходом
Многое, и это часто откладывает необходимость покупки на год-два. Вынести историю оценок на отдельный лист, где каждая оценка это строка с датой. Разделить справочники и данные, чтобы категории и подразделения выбирались из списка, а не вводились текстом. Организовать сбор от подразделений через отдельные формы, а не через рассылку общего файла.
Добавить проверки при вводе, чтобы нельзя было поставить оценку вне шкалы или оставить пустого владельца. Настроить сводные таблицы и графики, обновляющиеся автоматически. Такой набор превращает таблицу в приемлемую базу для компании до пятидесяти рисков и двадцати владельцев.
Как оценить экономику перехода
Считать надо не стоимость лицензий, а полную стоимость владения за три года, включая внедрение, настройку, обучение, сопровождение и время сотрудников на ввод данных. Против этого ставится экономия, прежде всего высвобожденное время риск-функции и владельцев рисков.
Практический ориентир из проектов. Если ручной труд на ведение и отчетность занимает менее двадцати процентов времени одного сотрудника, переход экономически не оправдан и решается организационно. Если больше половины ставки уходит на сведение таблиц и подготовку отчетов, автоматизация окупается в пределах двух лет даже при скромной оценке эффекта.
Частые вопросы
Для небольшой компании со стабильным составом рисков вполне. Ограничение наступает не от размера компании, а от числа участников процесса и требований к прослеживаемости.
Переносить последние две оценки по каждому риску и все открытые мероприятия. Полный перенос истории редко окупается.
Оправдано редко. Затраты на поддержку и развитие обычно недооцениваются, а функциональность в итоге уступает готовым решениям.
Проверьте зрелость своей системы управления рисками
Тринадцать вопросов по пяти уровням ГОСТ Р 70350, результат сразу: уровень, три главных пробела и следующий шаг.
