Таблица или система

Три и более означают, что таблица уже мешает.

• Больше двадцати человек вносят или обновляют данные
• Файл существует в нескольких копиях и версии расходятся
• Подготовка отчета занимает больше двух рабочих дней ручного труда
• Невозможно ответить на вопрос, как менялся уровень риска за два года
• Мероприятия ведутся отдельно от рисков и связь между ними теряется
• Нужна разная видимость данных для разных подразделений
• Несколько юрлиц или площадок с необходимостью консолидации
• Аудит запрашивает подтверждение того, кто и когда менял оценку

Многое, и это часто откладывает необходимость покупки на год-два. Вынести историю оценок на отдельный лист, где каждая оценка это строка с датой. Разделить справочники и данные, чтобы категории и подразделения выбирались из списка, а не вводились текстом. Организовать сбор от подразделений через отдельные формы, а не через рассылку общего файла.

Добавить проверки при вводе, чтобы нельзя было поставить оценку вне шкалы или оставить пустого владельца. Настроить сводные таблицы и графики, обновляющиеся автоматически. Такой набор превращает таблицу в приемлемую базу для компании до пятидесяти рисков и двадцати владельцев.

Считать надо не стоимость лицензий, а полную стоимость владения за три года, включая внедрение, настройку, обучение, сопровождение и время сотрудников на ввод данных. Против этого ставится экономия, прежде всего высвобожденное время риск-функции и владельцев рисков.

Практический ориентир из проектов. Если ручной труд на ведение и отчетность занимает менее двадцати процентов времени одного сотрудника, переход экономически не оправдан и решается организационно. Если больше половины ставки уходит на сведение таблиц и подготовку отчетов, автоматизация окупается в пределах двух лет даже при скромной оценке эффекта.