Где теряется сигнал
Решение принято на комитете, записано в протокол, ответственный назначен. Через квартал выясняется, что мероприятие не выполнено. При разборе почти всегда обнаруживается одна из пяти причин, и ни одна из них не связана с нежеланием работать.
Ответственный не знал о поручении, потому что протокол ушел его руководителю. Поручение сформулировано так, что непонятно, что считать выполнением. Не выделены ресурсы, а обращаться за ними надо к тому, кто поручение и дал. Сроки поручения конкурируют с операционными задачами, у которых есть ежедневный контроль. Никто не спросил результат до наступления срока.
Пять механизмов, которые закрывают эти потери
Каждый устраняет одну из причин.
Адресность
Поручение доводится напрямую исполнителю, а не через цепочку. Подтверждение получения фиксируется
Критерий выполнения
В формулировке указано, что является результатом. Не «проработать вопрос», а «представить на комитет два коммерческих предложения»
Ресурс вместе с поручением
Одновременно с поручением фиксируется, за счет чего оно выполняется, бюджет, люди, приоритет относительно текущих задач
Промежуточный контроль
Для поручений со сроком свыше месяца назначается контрольная дата в середине срока
Видимость статуса
Перечень открытых поручений по рискам публикуется и обсуждается первым пунктом на каждом заседании
Как измерять исполнительскую дисциплину
Три показателя, которых достаточно.
| Показатель | Как считается | Целевое значение |
|---|---|---|
| Доля выполненных в срок | Выполнено в срок к общему числу поручений с наступившим сроком | Не ниже 85 процентов |
| Средняя просрочка | Среднее число дней просрочки по невыполненным | Не более 10 дней |
| Доля переносов срока | Число поручений с продленным сроком к общему числу | Не выше 20 процентов |
Показатели считаются по подразделениям и показываются с фамилиями руководителей. Обезличенная статистика не меняет поведение.
Что дает результат быстрее всего
Из опыта проектов по повышению исполнительской дисциплины сильнее всего работает один механизм, регулярная публичная сверка статуса поручений в присутствии первого лица. Не наказание, а именно видимость.
Второй по силе механизм это разбор причин невыполнения, а не фиксация факта. Если выясняется, что поручение невыполнимо в заданный срок при имеющихся ресурсах, это управленческая информация, а не проступок. Компании, которые различают эти две ситуации, через год получают дисциплину без давления. Компании, которые не различают, получают формальные отметки о выполнении при нерешенной проблеме.
Частые вопросы
Не обязательно отдельная. Достаточно, чтобы мероприятия по рискам жили в одном месте с указанием исполнителя, срока и статуса, и чтобы этот перечень регулярно смотрели.
Секретарь комитета ведет учет, риск-функция проверяет содержательное выполнение, а спрашивает председатель комитета. Разделение важно, контроль без полномочий не работает.
Разобрать причину на уровне руководителя. В большинстве случаев обнаруживается либо нехватка ресурса, либо конфликт приоритетов, а не саботаж.
Проверьте зрелость своей системы управления рисками
Тринадцать вопросов по пяти уровням ГОСТ Р 70350, результат сразу: уровень, три главных пробела и следующий шаг.
