Структура отчета на одну страницу
Порядок важен, он определяет, на что уйдет внимание.
- Требуемые решения. Два-три пункта в начале, конкретно и с вариантами
- Реализовавшиеся риски с прошлого заседания и их фактическая цена
- Изменения профиля, что ушло, что появилось, что изменило уровень
- Расход резерва против выполненного объема, одной строкой и графиком
- Просроченные мероприятия с фамилиями и причинами
- Прогноз, укладываемся ли в срок и бюджет, с указанием ключевых допущений
Как формулировать требуемое решение
Разница между этими двумя колонками определяет результат заседания.
| Так не работает | Так работает |
|---|---|
| Существует риск задержки поставки насосов | Прошу одобрить закупку резервного комплекта уплотнений на 4,2 млн, срок решения до 15 числа, иначе цикл изготовления не позволит успеть |
| Отмечается нехватка персонала у подрядчика | Прошу поручить дирекции по закупкам провести отбор дополнительного подрядчика на монтаж, срок две недели |
| Риски согласований остаются высокими | Прошу выделить куратора уровня заместителя генерального для сопровождения согласования в органе, без этого срок сдвигается на два месяца |
| Резерв расходуется быстрее плана | Прошу рассмотреть увеличение резерва на 60 млн либо сокращение содержания по позициям 4 и 7 перечня |
Что делать с протоколом
Решение комитета, записанное как «принять к сведению», означает, что решения не было. Формулировка должна содержать действие, ответственного и срок. Это кажется очевидным, но именно здесь теряется большая часть управленческого эффекта.
Вторая часть работы наступает после заседания. Поручения из протокола переносятся в перечень мероприятий по соответствующему риску, а на следующем заседании первым слайдом идет статус их исполнения. Комитет, который не проверяет исполнение собственных решений, за два-три заседания приучает всех, что его решения необязательны.
Чего в отчете быть не должно
- Полного реестра рисков приложением. Комитет его не читает и это снижает доверие ко всему отчету
- Описания методологии оценки. Ее место в регламенте, а не в отчете
- Рисков без владельца и без срока следующего действия
- Оптимистичного прогноза без указания допущений, на которых он держится
- Информации, которая не влияет ни на одно решение комитета
Форма отчета на одну страницу и разбор реальных отчетов участников входят в курс управление рисками проекта.
Частые вопросы
На каждом заседании, обычно ежемесячно, и обязательно на каждой контрольной точке. Реже раза в квартал управление теряет оперативность.
Фиксировать в протоколе, что решение не принято, и указывать последствия. Через два цикла последствия наступают, и это меняет поведение.
Нет. Комитету показываются риски, требующие его решения, и существенные изменения. Остальное остается на уровне руководителя проекта.
Проверьте зрелость своей системы управления рисками
Тринадцать вопросов по пяти уровням ГОСТ Р 70350, результат сразу: уровень, три главных пробела и следующий шаг.
