Что значит собрать карту онлайн
Карта рисков онлайн собирается за один час в обычной таблице в браузере: ведущий открывает общий документ, группа называет события, каждое получает оценку вероятности и влияния по пятибалльной шкале, и формула условного форматирования сразу красит строки. Отдельная программа и внедрение системы для первой карты не нужны.
Смысл в том, чтобы получить результат в тот же день. Компания, которая начинает с выбора программного обеспечения, обычно возвращается к теме через полгода и все так же без карты. Компания, которая за час собрала карту из двадцати строк, уже понимает, чего ей не хватает, и выбирает инструмент осознанно.
Что подготовить до встречи
Онлайн-формат добавляет к обычной риск-сессии два ограничения: люди не видят друг друга и легко выпадают из разговора. Поэтому подготовка важнее, чем в переговорной.
| Что подготовить | Как именно | Зачем |
|---|---|---|
| Состав участников | От пяти до девяти человек: руководители направлений, финансы, ИТ, производство или операции | Меньше пяти дает одну точку зрения, больше девяти превращает встречу в молчаливую |
| Общий документ | Таблица в браузере с правом редактирования у всех, колонки заведены заранее | Запись на лету видна всем, никто не переспрашивает формулировку |
| Шкалы | Пять уровней вероятности и пять уровней влияния, влияние в деньгах и в словах | Без утвержденной шкалы оценки участников несопоставимы |
| Границу периметра | Одно направление или вся компания, горизонт год | Без границы обсуждение уходит в курс валют и политику |
| Правило очереди | Каждый называет по одному риску по кругу, обсуждение после сбора | Иначе первый говорящий задает рамку, остальные молчат |
Час по шагам
Шестьдесят минут, по которым встреча идет без импровизации.
Пять минут: граница и шкала
Ведущий называет периметр и горизонт, показывает обе шкалы на экране. Вопросы к шкале снимаются здесь, потом поздно
Пятнадцать минут: сбор событий
По кругу, по одному событию, без обсуждения. Формулировка по образцу: что произойдет, из-за чего, к чему приведет. Цель двадцать-тридцать строк
Десять минут: чистка списка
Дубли сводятся, последствия отделяются от событий, из списка убираются факты и задачи. Остается пятнадцать-двадцать настоящих рисков
Пятнадцать минут: оценка
Каждый ставит свои баллы в своей колонке, одновременно и не глядя на соседей. Ведущий показывает расхождения: там, где разброс больше двух баллов, спорщики объясняют логику
Десять минут: карта на экране
Сводная оценка ложится на сетку пять на пять, зоны окрашены. Группа смотрит на верхний правый угол и отвечает на один вопрос: согласны ли мы, что это и есть наши главные риски
Пять минут: владельцы и дата
У каждого риска из красной зоны появляется фамилия и дата следующего разговора. Без этого шага карта остается картинкой
Расхождение в оценках это не помеха, а главный результат встречи. Там, где финансовый директор ставит пять, а производство ставит два, у компании нет общего понимания, и до карты об этом никто не знал.
Колонки таблицы и пороги раскраски
Минимальный набор колонок, который делает таблицу картой, а не списком. Шире заводить на первой встрече не нужно: лишние поля остаются пустыми и обесценивают документ.
| Колонка | Что в ней | Пример |
|---|---|---|
| Событие | Что произойдет, из-за чего, к чему приведет | Уход ведущего инженера из-за выгорания, срыв сроков по двум проектам |
| Вероятность | Балл от 1 до 5 по утвержденной шкале | 4 |
| Влияние | Балл от 1 до 5, привязанный к деньгам | 3 |
| Уровень | Произведение баллов, считается формулой | 12 |
| Владелец | Фамилия руководителя, а не название отдела | Директор по производству |
| Что делаем | Одно действие и срок | Описать работу инженера и обучить второго, до 1 марта |
Условное форматирование ставится на колонку уровня: до 4 зеленый, от 5 до 11 желтый, от 12 красный. Пороги подбираются под компанию, важно только, чтобы их утвердили до оценки, а не после того, как увидели результат.
Когда строк станет больше шестидесяти или понадобится история изменений, таблица перестает справляться. Что делать дальше, разобрано на странице Excel или система.
Пять ошибок, которые портят карту
Пять вещей, которые портят результат чаще всего. Все пять видны прямо на встрече.
- Оценка хором. Если баллы называются вслух по очереди, второй участник соглашается с первым. Оценка ставится одновременно и молча, иначе карта отражает мнение самого громкого.
- Риск без события. Строки «репутация», «кадры», «санкции» неуправляемы: у них нет события, причины и меры. Как формулировать правильно, разобрано в материале формулировка риска.
- Шкала влияния без денег. «Среднее влияние» каждый понимает по-своему. В шкале должен стоять диапазон в рублях или в доле выручки.
- Карта без владельцев. Документ, где ни у одной строки нет фамилии, через месяц никто не откроет.
- Одна встреча навсегда. Карта живет, пока ее пересматривают. Минимум раз в квартал, порядок описан в материале пересмотр реестра.
Что делать с картой дальше
Час работы дает первую карту, дальше возможны три дороги.
| Что дальше | Когда это ваш вариант | Куда идти |
|---|---|---|
| Остаться в таблице | Рисков до шестидесяти, участников до десяти, пересмотр раз в квартал | Готовый файл с формулами: шаблон карты рисков |
| Построить полный реестр | Карты мало: нужны меры, сроки, индикаторы и отчет руководству | шаблон реестра рисков и с чего начать систему |
| Перейти к постоянному мониторингу | Карту нужно показывать совету и обновлять без ручной пересборки | дашборд рисков |
Теория за сеткой, включая известные ограничения матричного подхода, разобрана отдельно: матрица рисков. Как читать готовую карту и что означают зоны: тепловая карта рисков.
Частые вопросы
Открыть общую таблицу в браузере, завести шесть колонок (событие, вероятность, влияние, уровень, владелец, действие), собрать с группой двадцать-тридцать событий, оценить каждое по пятибалльным шкалам одновременно и молча, свести оценки и покрасить уровень условным форматированием. На это уходит час. Порядок по шагам приведен выше.
Для первой карты хватит таблицы. Программа нужна, когда рисков больше шестидесяти, нужна история изменений и отчетность нескольким адресатам. Сравнение подходов: Excel или система.
От пяти до девяти. Меньше пяти дает одну точку зрения, больше девяти превращает встречу в молчаливую: люди перестают брать слово.
Это и есть ценный результат. Разброс больше двух баллов означает, что у людей разная картина происходящего. Спорщики объясняют логику, группа выбирает оценку осознанно, расхождение записывается в примечание.
Да, если есть ведущий, который следит за порядком и не оценивает сам. Роль ведущего в том, чтобы держать формулировки и очередь, а не в том, чтобы знать правильные ответы.
Карта это картинка: где риск стоит по вероятности и влиянию. Реестр это рабочий документ: события, причины, меры, сроки, индикаторы и владельцы. Карта строится из реестра, разница разобрана в материале реестр и карта рисков.
Проверьте зрелость своей системы управления рисками
Тринадцать вопросов по пяти уровням ГОСТ Р 70350, результат сразу: уровень, три главных пробела и следующий шаг.
